読まれる報告書をつくるための基本的な考え方

報告書や提案書を作成したが、読んでもらえない・内容が伝わらないという経験をしたことがある方は多いと思います。この記事では、読まれる報告書をつくるための基本的な考え方を、構成・言葉の選び方・ページ数の観点から整理します。

最初のページに結論を書く ¶

報告書を読む側は、最初のページで「この資料は自分に関係があるか」を判断します。背景説明や経緯から始まる報告書は、結論にたどり着く前に読むのをやめられることがあります。最初のページに「この報告書でわかること」と「主な結論」を箇条書きで示すことで、読む側が全体像を把握しやすくなります。

専門用語を避けて平易な言葉を使う ¶

報告書を読む全員が、作成者と同じ知識を持っているわけではありません。業界用語や略語を使う場合は、初出時に説明を加えるか、用語集を末尾に添付することをお勧めします。Open Willow Crestでは、提案書に使う言葉を「担当者以外の社員が読んでも理解できるか」という基準で確認しています。

ページ数を絞る ¶

情報量が多い報告書が良い報告書とは限りません。必要な情報が2ページに収まるなら、10ページの資料にする必要はありません。ページ数を絞ることで、本当に重要な情報が際立ちます。補足情報は別添として分けることで、本文の読みやすさを保ちながら詳細も提供できます。

図表は補足として使う ¶

図表は、文章で説明しにくい数値の比較や流れを示すのに有効です。ただし、図表だけで内容を伝えようとすると、見る側の解釈に依存しすぎることがあります。図表には必ず短い説明文を添えて、何を示しているかを明確にしてください。

読まれる報告書は、情報量の多さではなく、読む側の視点で構成されています。結論を最初に・平易な言葉で・ページ数を絞る、この3点を意識するだけで、伝わりやすさが変わります。報告書の作成についてご相談があれば、お問い合わせください。